Заявки с сайта на почту, в Telegram и CRM: как настроить приём, чтобы ничего не терялось

Заявка, о которой узнали через сутки, стоит столько же, сколько та, на которую ответили через минуту, но сделкой становится реже. Поэтому приём заявок с сайта настраивается до запуска рекламы и по принципу «два канала минимум»: один для скорости, второй для истории. В LeadForms все каналы подключаются в одном месте — квиз → «Настройки» → «Интеграции» — и каждая заявка уходит сразу по всем включённым, с ответами на вопросы и контактами. Ниже — реальный порядок настройки почты, Telegram, amoCRM, Битрикс24 и вебхуков, а в конце схема, при которой ничего не теряется.

Заявки с сайта на почту: настройка и проверка

Письмо приходит сразу после того, как человек отправил форму; в нём все ответы на вопросы и оставленные контакты. Настройка занимает пару минут.

1. Откройте квиз → «Настройки» → «Интеграции» → плитка Email → «Подключить».
2. Вверху окна — почта вашего аккаунта с галочкой «Отправлять заявки по Email на». Отметьте её, если письма нужны на этот адрес.
3. В поле «Дополнительные email» введите адрес и нажмите «Добавить». Повторите для каждого получателя: менеджера, руководителя, общего ящика отдела.

Заявки уходят на все адреса из списка; чтобы кто-то перестал их получать, удалите его адрес — остальные продолжат получать. Если письма не приходят, проверяйте в таком порядке: папка «Спам» (первые письма почтовые сервисы иногда кладут туда — отметьте как «не спам»); опечатка в адресе; раздел «Лиды и отчёты» в кабинете — если заявка там есть, а письма нет, проблема в почте, а не в квизе; корпоративный почтовый сервер, который режет внешних отправителей, — добавьте обычный ящик и сравните. Полная версия — в инструкции по уведомлениям на почту.

Почта — канал для истории: письма ищутся, пересылаются, хранятся годами. Как единственный канал она подходит плохо, потому что письмо легко не заметить среди остальных.

Заявки с сайта в Telegram: подключение за минуту

Telegram — канал для скорости: сообщение приходит на телефон в момент отправки формы, кабинет держать открытым не нужно. У LeadForms есть собственный бот, поэтому ни токенов, ни создания своего бота не требуется.

1. Откройте квиз → «Настройки» → «Интеграции» → плитка Telegram → «Подключить».
2. Нажмите «Открыть Telegram» — откроется чат с ботом LeadForms. Нажмите в нём «Старт».
3. В окне настроек будет надпись «Ожидание подключения…», статус обновится сам. Закрывать окно не обязательно.

Дальше каждая заявка приходит в этот чат с ответами и контактами. Подробности — в инструкции по уведомлениям в Telegram. Ограничение канала в том же, в чём его сила: сообщения в чате быстро уезжают вверх, и через неделю найти конкретную заявку сложнее, чем в почте или CRM.

CRM: заявки с сайта в amoCRM

Когда заявок больше, чем помещается в голове у менеджера, нужна CRM: там у каждой заявки есть статус, ответственный и история. Интеграция с amoCRM подключается через авторизацию, без ключей и вебхуков.

1. Квиз → «Настройки» → «Интеграции» → карточка AmoCRM → «Подключить», затем «Установить интеграцию».
2. Во всплывающем окне выберите свой аккаунт amoCRM и нажмите «Разрешить». Появится сообщение «AmoCRM подключён».
3. Настройте, как создавать сделки. Все поля необязательные: без настройки сделка создастся по правилам amoCRM по умолчанию.

Что стоит заполнить сразу:

• Воронка — куда попадёт сделка. Если у вас отдельная воронка для входящих с сайта, укажите её, иначе используется воронка по умолчанию.
• Ответственный — на кого назначать. Без выбора сделка распределится по правилам amoCRM.
• Заголовок — название сделки, например «Заявка с квиза: кухни».
• Теги — метки для фильтрации: по квизу, по услуге, по источнику.

Ниже настраивается передача дополнительных полей. Ответы на вопросы уходят в сделку, так что менеджер видит бюджет и задачу до звонка. Скриншоты каждого шага — в инструкции по amoCRM.

Битрикс24: заявки с сайта через входящий вебхук

В Битрикс24 заявка создаётся как лид. Подключение чуть длиннее, чем у amoCRM, потому что портал требует создать входящий вебхук, но LeadForms подсказывает каждый шаг.

1. Квиз → «Настройки» → «Интеграции» → карточка Bitrix24 → «Подключить».
2. Скопируйте домен портала из адресной строки — часть адреса до первого слэша вида b24-xxxxxx.bitrix24.ru — и вставьте в поле «URL вашей Bitrix24».
3. В окне появится прямая ссылка на создание вебхука в вашем портале. Перейдите по ней, выберите карточку «Другое» и затем «Входящий вебхук». Именно входящий: исходящий работает в обратную сторону и здесь не подходит.
4. В «Настройка прав» выберите CRM и нажмите «Создать». Скопируйте URL из блока «Генератор запросов» — он вида https://ваш-портал.bitrix24.ru/rest/1/xxxxxxxx/profile.json.
5. Вернитесь в LeadForms и вставьте адрес в поле «Пример URL для вызова REST». Домен, код авторизации и ID пользователя подставятся автоматически.
6. При необходимости укажите «ID ответственного» — номер сотрудника из адреса его карточки в Битрикс24 вида /company/personal/user/1/. Если оставить пустым, лиды пойдут на владельца вебхука. Ниже можно задать заголовок лида.
7. Включите переключатель «Включить Bitrix24» и сохраните. Без него интеграция не работает — это самая частая причина «настроил, а лидов нет».

Полный порядок со скриншотами — в инструкции по Битрикс24.

Вебхуки и ApiX-Drive: если CRM другая

Для своей CRM, таблицы или сервиса без готовой интеграции есть вебхуки: на указанный URL LeadForms отправляет POST-запрос с JSON при каждой заявке. Настраивается в той же вкладке «Интеграции», карточка Webhooks — достаточно указать адрес обработчика. Обработчик должен отвечать успешным HTTP-статусом.

В теле запроса приходят: answers — массив вопросов с ответами; contacts — имя, телефон, e-mail, адрес, комментарий и мессенджер, если они собирались; created — дата заявки; result — результат квиза, если он показывался; extra — адрес страницы, откуда пришла заявка, реферер, UTM-метки и cookies; отдельно id заявки, id квиза и время прохождения в секундах. Этого хватает, чтобы на своей стороне создать сделку, поставить приоритет по ответам и привязать заявку к рекламной кампании по UTM. Если в квизе включена двухшаговая форма, вебхук уходит после полной заявки; если человек заполнил только первый шаг и не вернулся, заявка может уйти примерно через минуту с частичными контактами. Описание полей и пример обработчика на PHP — в инструкции по вебхукам.

Если разработчика нет, тот же результат даёт ApiX-Drive: сервис-посредник, который связывает LeadForms с десятками систем — от CRM и Google Sheets до SMS-шлюзов — без кода. Достаточно зарегистрироваться в ApiX-Drive и связать оба аккаунта; отдельная инструкция есть в разделе интеграций.

Обработка заявок с сайта: схема, при которой ничего не теряется

Интеграции не исключают друг друга: включённые каналы получают заявку одновременно. Рабочая схема для небольшой компании выглядит так.

• Telegram — чтобы узнать о заявке в момент отправки и перезвонить в первые минуты.
• Почта на общий ящик отдела — резерв и архив на случай, если телефон разрядился, а сотрудник в отпуске.
• CRM — единственное место, где у заявки есть статус. Именно по CRM считают, сколько заявок взято в работу, а не по чату.

Три правила, которые закрывают типовые потери:

1. Проверьте цепочку тестовой заявкой до запуска рекламы: пройдите квиз сами и убедитесь, что письмо пришло, сообщение в Telegram пришло, сделка в CRM создалась с ответами. Пять минут проверки экономят неделю потерянных лидов.
2. Раз в день сверяйте раздел «Лиды и отчёты» в кабинете с CRM. Все заявки хранятся там независимо от интеграций; если в CRM меньше — ищите, на каком шаге сломалось.
3. Назначайте ответственного правилом, а не «кто первый увидел»: воронка и ответственный в amoCRM, ID ответственного в Битрикс24. Заявка без владельца — самая частая причина, почему «никто не перезвонил».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получать заявки одновременно на почту, в Telegram и в CRM?

Да, каналы работают параллельно. Каждая включённая интеграция получает заявку сразу после отправки формы, с одними и теми же ответами и контактами.

Что приходит в письме и в Telegram — только контакт или ответы тоже?

И контакты, и все ответы на вопросы квиза. Менеджер видит задачу, срок и бюджет до звонка, а не выясняет их заново.

Нужен ли свой Telegram-бот и токен?

Нет. У LeadForms есть готовый бот; вы нажимаете «Открыть Telegram» и «Старт», подключение подтверждается автоматически.

Заявки в Битрикс24 не создаются, хотя вебхук настроен. Что проверить?

Три вещи: включён ли переключатель «Включить Bitrix24» и сохранены ли настройки; вставлен ли именно URL из «Генератора запросов» в поле «Пример URL для вызова REST»; создан ли входящий, а не исходящий вебхук с правами CRM.

Куда попадают заявки, если ни одна интеграция не настроена?

В раздел «Лиды и отчёты» личного кабинета — они хранятся там всегда. Интеграции лишь дублируют их туда, где вам удобнее работать. Но без уведомлений о новой заявке вы узнаете с опозданием, поэтому хотя бы почту или Telegram стоит включить сразу.